PaperPlus® Belge Yönetim Sistemi, tüm belgeleri elektronik ortama aktaran, bu ortamda saklayan ve bilgiye kolay erişimin en sağlıklı yolu olan sorgulama ve görüntüleme gibi işlevleri üstlenen modüllerden oluşur ve özellikle belge hacmi yüksek olan, bu belgelerin içerdiği her türlü bilgiye kısa sürede, kesintisiz ve en etkin çözümü sağlayacak biçimde erişilmesi gereken kurum ve kuruluşlar için vazgeçilmez bir sistemdir.

Neden PaperPlus®?

Elektronik bir belge yönetim sisteminin sağladığı yararlar daha çok, geleneksel arşiv yöntemlerinin kısıtlarından kaynaklanmaktadır. Bu yararları şu şekilde özetleyebiliriz:

Her belge, türü ve kaynağı ne olursa olsun bir kez arşivlenir.

Belge, daha doğrusu bilgi arama sırasında yaşanan zaman kaybı önlenir ve istenilen belgeye en çok birkaç saniye içinde ulaşılır.

Elektronik ortamdaki bir belgenin kurum içinde ve/veya kurumlar arasındaki dolaşım süresi çok kısalacağından, işlem süreleri azalır ve normalde günler sürebilecek işlemler, birkaç dakika içinde sonuçlandırılabilir.

Bilgiye erişmek isteyen veya bu işle görevlendirilen kişi, yetkili olması koşulu ile istediği belgeye masasındaki bilgisayardan erişebilir. Yetkisi çerçevesinde belgeyi sadece inceleyebilir veya belge üzerinde işlem yapabilir. Bunun için masasından kalkması, koridorlardan geçip merdivenlerden inmesi ve arşiv odasının tozlu rafları arasında, aradığı belgenin son şeklinin nerede olacağının bilmeksizin dolaşması gerekmez.

Belgeler ağ veya Intranet üzerinden kurum içinde ve Internet üzerinden de kurum dışında istenilen kişilere kolayca ve anında gönderilebilir.

Taranan belgeler üzerinde yapılacak değişiklikler, belgenin aslını etkilemez. Böylece asıl belgenin güvenliği sağlanır.

ış yapma süresi iyileşir ve karar verme süreci hız kazanır.

Maliyetlerin düşmesi ve bireysel üretkenliğin artmasının yanı sıra, müşteriye verilen hizmetin niteliği yükselir ve müşteri memnuniyeti sağlanır.

Belgeler 100 yıl garantili optik disklerde veya 10 yıl garantili CD’lerde saklanır. Böylece belgelerin kaybolması, yanlış dosyalanması (arşivlenmesi) ve yetkisiz veya kötü niyetli kişilerce değiştirilmesi gibi sorunlar ortadan kalkar.

Zaman içinde ofisleri daraltan arşiv dolaplarının yerini, cebinize bile sığacak boyuttaki optik disk veya CD’ler alır. Böylece arşiv odaları daha yararlı amaçlara yönelik olarak kullanılabilir. Yapılan araştırmalar, Belge Yönetim Sistemi kullanımı sayesinde arşiv alanında 1/90 oranında tasarruf sağlandığını göstermektedir.

Docuplus tamamen Web tabanlı olup, PaperPlus Doküman Yönetim Sistemi ile entegreli çalışmaktadır. Evrak/ış türleri ve bu türlere ilişkin alanlar sistem yöneticisi tarafından belirlenir. Sisteme evrak/iş girişi yapan kullanıcı evrak/iş türünü,buna ilişkin ekleri ve gizlilik derecesini belirtebilir. Evraka ilişkin dosyalar ,bilgisayardan seçilebilir ya da internet ortamında herhangi bir ek programa ihtiyaç duyulmaksızın tarayıcı aracılığı ile sisteme yüklenebilir.

Evrak ışlem

ışlem görmek üzere bekleyen dosyalar detaylı bir şekilde listelenir. Evrak gönderme sırasında gönderme modu seçilebilir, açıklama girilebilir ve evrak zimmetlemesi yapılabilir. Evrakın aynı anda birden fazla rol, rol grubu, arşiv veya akışa gönderilebilir. Evrakın her bir adımında,istenilen rol veya gruplara sistem içinden veya e-posta yoluyla mesaj gönderilebilir. Sistem içinden gönderilen mesajlarda kullanıcı uyarılır.

Evrak Sorgulama

Evrakın tüm bilgilerinden sorgulama yapılabilir. Ayrıca yapılan sorgulama sonucu, gelecek evrakların hangi bilgilerinin listelenmesinin istendiği belirtilebilir. Sorgulama kaydedilerek kullanıcılar tarafından ilerde listenebilir ve kullanılabilir. Zamanında işlem görmeyen ,geciken evraklar listelenebilir.

Akış Tanımlaması

Kurum içinde evrakların takip ettiği akışlar, önceden sisteme tanıtılabilir. Akış tanımlaması grafiksel bir arayüzle, kolay kullanılır ve anlaşılabilir bir şekilde yapılabilir. PaperPlus Evrak Yönetim Sistemi ile entegrasyon sayesinde akışı tamamlanan evraklar arşivde önceden belirtilen klasörlere gönderilebilir.

Tanımlamalar

Kurum içerisindeki birimlerin evrak defterleri sisteme tanımlanabilir, birimler gelen-giden evrakları için isterlerse ayrı ayrı defterler isterlerse de tek defter tutabilirler. Sistem yöneticisi kullanıcı, rol, rol grubu, birimler, yetkiler ve evrak türleri gibi tanımlamaları yapabilir.