Web-Art Bilişim Bilişim Hizmetlerine Çözümler Üretir...

1-Tanım:

İletişim Yönetim Sistemi ( Görev ve Toplantı Yönetimi) Otomasyon Programı; kurumunuz faaliyetlerini kontrol altına alıp, sürdürebilmesini ve geliştirebilmesini sağlayan kurumsal bir yapı oluşturur, verimlilik, kalite ve memnuniyetini artırır. Toplantılarınızın kayıt edilmesi, sorgulanması, iç ve dış katılımcılara bildirilmesi, sonuçların girilmesi ve görevlilerin atanabilmesini sağlamaktadır.

2-Amaç:

İletişim Yönetim Sistemi ( Görev ve Toplantı Yönetimi) Otomasyon Programı ile görevlendirmeler kolay ve düzenli bir şekilde yapılmakta, izlenmekte, otomatik bilgilendirmeler ve hatırlatmalar ile unutkanlıklar önlenmek amaçlanmaktadır. Birimlerin hizmetlerini kolaylaştıracak ve verilerin kaydını bilgisayar ortamında arşivleme niteliği kazandıracak, yetkili kişiler tarafından bu bilgilere en hızlı şekilde ulaşılmasını sağlayarak zamandan tasarruf sağlayacaktır.

3-Programın Teknik Nitelikleri:

3-a)  Görev Yönetimi ( İş takibi)

• İletişim Yönetim Sistemi ( Görev ve Toplantı Yönetimi)Otomasyon Programı Birimlerin hizmet işleyiş esasına uygun, bağımsız olarak geliştirilecek bir paket program niteliğinden uzak, esnek bir yapıya sahiptir. Bu bağlamda birimlerin kurum Çalışma Yönergesine uygun ve titizlikle karşılıklı görüş ve talepler alınarak çalışmalara başlanacak ve ileride ihtiyaç görülebilecek istekler doğrultusunda yazdırılacak programda değişiklikler yapılabilecektir.

Yazılım Gösterge Paneli (Dash Board)  Ekran Görüntüsü

• Yazılımı ile görevlendirmeler kolay ve düzenli bir şekilde yapılmakta, izlenmekte, otomatik bilgilendirmeler ve hatırlatmalar ile unutkanlıklar önlenmektedir.
• Kurumda düzenli yapılan toplantılar da kayıt altına alınmakta, toplantıda görüşülen konular, alınan kararların ve yapılacak işler düzenli bir şekilde izlenmektedir. Dış katılımcılara davet gönderip onay alabilmektedir. Yazılım üzerinden toplantı hazırlıkları ile ilgili görev verilebilmektedir.
• Aşağıda İletişim Yönetim Sistemi ( Görev ve Toplantı Yönetimi)Otomasyon Programında yer alması gereken nitelikler ana başlıklar halinde sıralanmıştır.
• İletişim Yönetim Sistemi Kurumdaki standart işler, ilgili departman ve görevlileri önceden tanımlama, Görevler iş kategorileri listesinden seçilerek yapılır. Burada tümüyle dinamik bir yapıya sahiptir kurum istediği görevi istediği yetkilerle tanımlayabilmektedir.
• Çalışma guruplarına, kişilere veya kendinize görev atanabilmektedir. Aynı zamanda sisteme dahil olmayan kişileri bile e-mail göndererek dahil edilebilmektedir. Gerekirse dosya paylaşımı da yapılabilmektedir.
• İş atamalarında görevi tanımlaya isterse görevli, ilgili veya katılımcılara mail ve/veya sms ile bildirim yapabilmektedir.
• Gelen görevler alt görevler açılarak kendi içerisinde bir alt halkaya iletilebilmektedir.
• Gerekirse görevler gizli olabilir yada herkese açık olabilmektedir.
• Görevler son tarihine göre takip edilebilmektedir.
• Görev kategorileri tanımlanırken gerekli açıklamalar ve dokümanlar eklenebilmektedir.
• Görevi ekleyen kişi, görevleri yapılacaklar listesi şeklinde ekleyebilir ve görevlilerde bu listelerden yaptıkları işleri seçip kaydederek tamamladıklarını belirtmiş olurlar.
• Böylece görev listesinde yapılan işin bitiş zamanı ve kimin gerçekleştirdiği kayıt altına alınabilmektedir.
• Günlük e-mail bildirimleri yapılmaktadır.
• Görevin içerisinde her türlü dosya, açıklama ve alt yorum gönderilebilmektedir.
• Bazı işleri favori işlere ekleyip rahat izlenmesinin sağlanabilmektedir.
• Yapılacak işleri kimlerin görebileceği yetki tanımlamaları yapılabilmektedir.
• Kullanıcı Ana panelinde kolayca kurumda olup biteni izlenebilmektedir.  

• Görevle ilgili tamamlanma yüzdeleri belirtilebilmektedir.

Görev ile ilgili Görev detay Ekran Görüntüsü (Görev ile ilgili tüm bildirim ve konuşmalar)

 

• Yazılım öyle bir dinamik yapıya sahiptir ki gerekirse bir evrak yazılımına, bilgisayar arıza takibine ya da analiz sonuç rapor takibini dahil dönüştürülebilmektedir. Ve bunu kurumun görevlendireceği bir yönetici tarafından kolayca yapılabilecektir.
• İletişim Yönetim Sistemi ( Görev ve Toplantı Yönetimi)Otomasyon Programının kullanımına geçerken, danışmanlığımız altında kurumunuzdaki bütün standart işler, bu işlerin standart süreleri ve bu işleri yapacak iş grupları (bölümler) ve bilgilendirilecekler tanımlanır.
• Herhangi bir yönetici veya çalışan bir iş arkadaşına görev vereceği zaman yeni yapılacak iş kaydı açar ve standart işlerden birini seçer (veya yeni iş girer).
• Yapılacak iş kaydedildiği zaman artık o iş yazılımının sorumluluğuna girmiştir. Görev veren işi unutsa bile sistem iş yapılana kadar işi takip eder. Görevliye ve ilgili kişilere otomatik mailler gönderilir.

İŞ AKIŞI

·         Görevleri parçalayarak iş akışı olarak tanımlayabilir ve bu iş akışına uygun bir şekilde takip edebilirsiniz.

·         Ayarlarınıza göre görev bitimleri ister onaylı ister onaysız geçiş yapabilir.

·         Görev geçişlerde ister email isterseniz sms olarak bildirim sağlanabilir.

·         Görevleri kuruma açık yada kapalı yapabilir, proje olarak görev dağılımı yapabilirsiniz.

·         Görevlerin durumunu bütün olarak inceleyebilir, tamamlanma oranlara bakabilirsiniz. Böylece aksayan yerlerde motivasyon sağlayıp işi hızlandırabilirsiniz.

·         İş akışları ile ilgili standartlar oluşturup onu şablonlardan seçip kolayca sıkça yapılan akışları tekrar çağırabilirsiniz.

 BİLDİRİMLER

·         İş durum değişiklik raporları ve işin sonuç raporu e-posta ile ilgililere dağıtılır.

• İletişim Yönetim Sistemi ( Görev Yönetimi ) sonrası iş yapış şeklinizde ve iç haberleşmelerde düzen sağlanır, yöneticilerin ve personelin verimliliği artar.
• SMS gönderir cevabı yorumlar örneğin toplantıya ya da göreve katılıp katılmayacağının cevabını sms olarak kabul eder ve yazılıma kaydedilmesini sağlar.

e-mail ile gelen günlük iş bildirimleri

 

3-b)  Görev Yönetimi (Toplantı Modülü)

• Kurumda düzenli yapılan toplantılar da kayıt altına alınmakta, toplantıda görüşülen konular, alınan kararların ve yapılacak işler düzenli bir şekilde izlenmektedir. Dış katılımcılara davet gönderip onay alabilmektedir. Yazılım üzerinden toplantı hazırlıkları ile ilgili görev verilebilmektedir.

Toplantı modülü ekran görüntüsü

• İş atamalarında görevi tanımlaya isterse görevli, ilgili veya katılımcılara mail ile bildirim yapabilmektedir.
• Toplantıyı ekleyen kişi, toplantı ile ilgili görevleri yapılacaklar listesi şeklinde ekleyebilir ve görevlilerde bu listelerden yaptıkları işleri seçip kaydederek tamamladıklarını belirtmiş olurlar.
• Böylece görev listesinde yapılan işin bitiş zamanı ve kimin gerçekleştirdiği kayıt altına alınabilmektedir.

Kontrol Listesi ekran görüntüsü(Hazır şablondan seçme)

• Toplantı tarihine göre takip edilebilmektedir.
• Toplantı kategorileri girilirken gerekli açıklamalar ve dokümanlar vardır.
• Günlük e-mail bildirimleri yapılmaktadır.
• Toplantının içerisinde her türlü dosya, açıklama ve alt yorum gönderilebilmektedir.
• Toplantı durum değişiklik raporları ve işin sonuç raporu e-posta ile ilgililere dağıtılır.
• Yazılımın içerisinde Toplantı Yönetimi kategorisi olarak çalışan ve toplantıların düzenlenmesi, tartışılan konuların, alınan kararların ve kararlarla ilgili yapılacak işlerin kaydedilmesi ve takibi sağlanır.
• Unutulan toplantı kararları, unutulan işler geride kalır. Hem toplantıları kayıt altına alarak kurumsal hafızanıza eklersiniz, hem de kararların ve işlerin izlenmesi sayesinde toplantılardan daha faydalı sonuçlar elde edersiniz.
• Dış katılımcılara bildirimleri mail ve/veya SMS üzerinden yapar ve prestij sağlar.

e-mail ile gelen toplantı katılım davetiyesi

• SMS gönderir cevabı yorumlar örneğin toplantıya ya da göreve katılıp katılmayacağının cevabını sms olarak kabul eder ve yazılıma kaydedilmesini sağlar.
• Toplantı salonları ve kişi takvimleri ortak takvimini kullanarak toplantılarınızı herkese uygun bir zaman ayarlayabilmek çok kolay.

Takvim Modülü ortak günlük program ve toplantı salonları görüntüleme ekran görüntüsü  

 

            3-c)  Hatırlatma Modülü

·         Herhangi bir program, randevu, iş, telefon vb. gibi olayları sistem tarafından hatırlatılması ve/veya e-mail ile bildirilmesi

·         Erteleme şansı verebilmesi

·         Eski kayıtların veritabanında saklanması ve düzenlenebilmesi

·         Haftalık formatta kayıtların izlenebilmesi.

            3-d) Şablonlu Kolay Doküman Oluşturma Modülü

·         MS Word yazılımında kolay bir şekilde Şablon kullanarak belge oluşturma

·         Birimleri seçip yazı gönderebilme

·         Raporu yazan kişiye göre sayfa alt yazısı oluşturabilme

·         Yeni şablonlar sisteme bir isimle oluşturulabilmelidir.

3-e)  Mail ile rapor izleme modülü

·         Sistemdeki mail adresine mail  göndererek istenilen modül ile iligili raporları mail ile cevap olarak geri alma.

3-f) İletişim Etiketleri

·         Kurum ve kullanıcılar içerisinde konu ve ilgili bazlı iletişimi sağlamaktadır.

·         İletişimle ilgili o iletişim etiketini oluşturan kişi bu iletişim etiketinin kimler tarafından görülmesini ve  yanıtlanması gerektiğini seçebilecektir ve gerekirse sistem üzerinden dosya gönderebilecektir.İletişim etiketinin özelliğine bağlı olarak iletişim etiketi kapatıldığı zaman istenirse yazılım etiketle ilgili tüm dataları silebilecektir.

·         Alt yorum da yapılabilecektir.

           

İletişim etiketleri ekran görüntüsü